让你从菜鸟成为玩转Excel的高手_电脑百科

岛里有妖气

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举报只看楼主使用道具楼主发表于: 2010-10-17 0

让你从菜鸟成为玩转Excel的高手

晕天黑地的任务己让系统帮你处理好了。这时，看着仍忙得一塌湖涂的同事，你只有一个感觉：酷……　　　要真正发挥Excel的威力，你必须掌握Excel的灵魂―函数。不会使用Excel的函数，你就不是一个真正的会用Excel的用户。正是一个个功能各异的函数，组成的不同的公式，才让Excel这位大侠，有了绝世武功。每一个函数，便是他的一招绝学，但只单单学会他的招术，也还...

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其实，Excel是一个功能非常强大的数据处理系统，决不只是一个拿来画个表格的表格绘制工具。如果真正掌握了Excel的所有功能，你会发现，很多重复的，烦闷的数据处理过程，会变得非常美妙，你只需点点或拖拖鼠标，然后靠在椅背上啜口咖啡，本来会忙得你晕天黑地的任务己让系统帮你处理好了。这时，看着仍忙得一塌湖涂的同事，你只有一个感觉：酷……　

　　要真正发挥Excel的威力，你必须掌握Excel的灵魂―函数。不会使用Excel的函数，你就不是一个真正的会用Excel的用户。正是一个个功能各异的函数，组成的不同的公式，才让Excel这位大侠，有了绝世武功。每一个函数，便是他的一招绝学，但只单单学会他的招术，也还是不够，只有把所有招术练熟了，并综合运用，融会贯通，做到招中有招，才能真正掌握他的绝世武功，让Excel自动帮我们完成无法完成的任务。

　　下面，我们便来开始学心Excel大侠的绝学。我会先一招一招地介绍，几招之后，再演示怎么综合应用所学的几招，创建新招。在实际对敌中，我们要知道，招是死的，人是活的，招由心生，绵绵不绝。

　　第一招：大海捞针（Vlookup函数）

　　招如其名。此招用来在一个茫茫的数据源中，自动让电脑找出你要的某个数据的相关资料并填在指定的地方。也是就是，可以让电脑在一个表格或指定的一个区域中查找某一指定的值，并由此返回该值相对应当前行中指定列处的数值。此招还有相应的变化，分别为lookup和Hlookup两式。当查找的数据是水平排列时，可以使用函数 HLOOKUP 代替函数 VLOOKUP。但用到的情况比较少，这里不做介绍。

　　例如：你有一个工作表，上面近万项货品名称，每项货品的代码，价格，购买日期等。如你要做另一份报表，且其中部分货品在这份表中己有数据，则可以利用此招，只输入货品的名称或者代码，其余的让电脑自动查找并返回相应的价格，购买日期等。

　　使用语法

　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

　　Lookup_value 为需要查找的值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。

　　Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。

　　如果 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列：…、-2、-1、0、1、2、…、-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。

　　通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。

　　Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。

文本不区分大小写。

　　Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。

　　Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。

　　说明

　　如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 为 TRUE，则使用小于等于 lookup_value 的最大值。

　　如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。

　　如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。

　　应用示例：

　上图中，为方便比较，我将原始数据区域放在了同一工作表中（E1:F5）,实际使用时，原始数据可以在不同的工作表，甚至不同的工作簿（即不同的Excel文件）。当被查找的内容与原始内容在不同的工作表，table_array前面需加上工作表的名称，写法为 “表名! ”区域范围，如“Sheet2!$A$1:$B$12”，而若在不同的工作簿，则还得加上文件名，如“[文件名]sheet1!$A$1:$B$12”。

　　详细解释

　　公式“=Vlookup(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE)”中A2表示要查找的值为A2单元格的内容，即“Apple”, “$E$2:$F$5”告诉电脑，应该去$E$2:$F$5这个数据区域中查找，“2”表示找到后，应传回该区域第二列的值，即数量列，最后 “FALSE”参数系统，查找区域内容未进行排序，需使用精确查找，找不到就算了，不返回近似匹配值。

　　特别要注意的是，通常我们都是使用鼠标拖动的方法来填充公式，而拖动时，Excel对公式中区域的引用，处理方法是不一样的。如果是相对参照，即栏名列号前没有“$”符号，则Excel会对该区域作相对位移，如上栏是E2:B5,拖到下栏后，即会自动成为E3:B6，这种处理方法在很多公式中是必要的，但在这个公式中却是致命的，因为它更改了查找的原始数据的区域，导致实际上包含有的数据，因己不在查找的区域中而漏网。这也是很多用户在实际应用中犯的错误，引致查找结果不真实。要解决这个问题，我们可以利用Excel对区域引用的第二种方法：绝对参照。即在栏名列号前加上“$”，这样，系统就不会作相对的位移，无论怎样拖，区域范围都不变。（在很多情况下，我们会使用“名称”来代替直接的区域指定方式，使用更为方便。这一内容将在其他章节中介绍）

　　相对参照与绝对参照的写法，可以让电脑作自动转换。方法是，先将当前单元格定位在要修改的单元格上，然后在资料编辑列，用鼠标涂黑（英文的说法叫Highlight）要转换的部分，再按“F4”即可。见下图：

通过上图可以看出，能找到的，系统己自动填入了找到的值，如Apple & cherry，对于找不到的（Plum & Pear），则显示#N/A。

第二招：左右逢源（If函数）

　　此招用来对某一条件执行的真假值进行判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。如果结果为真，则返回一个真，如果为假，则返回另一值，可谓左右逢源。

　　使用语法

　　IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

　　Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如，A1>=60 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A1 中的值大于或等于 60，表达式即为 TRUE，否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。

　　Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE，则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为空，则本参数返回 0（零）。如果要显示 TRUE，则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_true 也可以是其他公式。

　　Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE，则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false（即 value_if_true 后没有逗号），则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为空（即 value_if_true 后有逗号，并紧跟着右括号），则本参数返回 0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。

　　说明

　　函数 IF 最多可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。

　　在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。

　　应用示例：

第三招：投石问路（IS函数）

　　此招用来对某个单元格的当前值的类型进行判断，以便知道其类型后，再采取下一部行动，因此称为投石问路。

　　IS函数共有九个工作表函数。概括为 IS 类函数，可以检验数值的类型并根据参数取值返回 TRUE 或 FALSE。例如，如果数值为对空白单元格的引用，函数 ISBLANK 返回逻辑值 TRUE，否则返回 FALSE。

　　使用语法

　　ISBLANK(value)

　　ISERR(value)

　　ISERROR(value)

　　ISLOGICAL(value)

　　ISNA(value)

　　ISNONTEXT(value)

　　ISNUMBER(value)

　　ISREF(value)

　　ISTEXT(value)

　　Value 为需要进行检验的数值。分别为：空白（空白单元格）、错误值、逻辑值、文本、数字、引用值或对于以上任意参数的名称引用。

实例：

详细解释

　　公式“=ISBLANK(A1)”，表示对A1单元格是否为空进行判断。如是是空的，则返回“True”值，如果不为空，则返回 “False)的值。

　　上面示例图中，B1及B2单元格中的函数分别对A1及A2单元格进行是否为空白的判断。结果显示一个为真，一个为假。

　　OK，我们己经学了三招，现在我们要将这三招组合起来，自创一招新招。

　　第四招：瞒天过海（自创组合招数）

　　我们来看学第一招时用的例子，

对于找不到的项目，系统显示#N/A，但这样的报告交给上司，未免太难看了些。用什么方法，可以让其不显示出错误值呢？对了，先来一招投石问路，对系统返回的值做一个判断，看看系统到底找到没有。再来一招左右逢源，对于找到的就显示原值，找不到的，就干脆让它显示空白（当然，也可让设置其他的值如No等），岂不妙哉？

　　因此，对于原单一公式：=VLOOKUP(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE)，可以结合IF和IS函数来使用。大家刚才看到，对于投石问路，共有九种变化，其中第三式（ISERROR）或第五式（ISNA）均适合这种情况，可以使用。因此，组合后的公式就变成：

　　=IF(ISNA(VLOOKUP(D2,$G$2:$H$5,2,FALSE)),"",VLOOKUP(D2,$G$2:$H$5,2,FALSE))

　　或

　　=IF(ISERROR(VLOOKUP(D3,$G$2:$H$5,2,FALSE)),"",VLOOKUP(D3,$G$2:$H$5,2,FALSE))

　　下图显示了这种情况。红框中用的就是组合的公式，而其中的Plum & Pear没有再显示难看的#N/A，报表因此漂亮多了。